איך משתמשים ב Copilot ב Teams? המדריך המעשי לפגישות, צ'אטים וסיכומים

מה זה Copilot ב Teams

Copilot ב Teams הוא עוזר בינה מלאכותית שעובד על הפגישות, הצ'אטים והערוצים שלך. לפי התיעוד של Microsoft, היכולות העיקריות הן:

• סיכום הנקודות המרכזיות בפגישה, כולל מי אמר מה
• הצעת פריטי פעולה מתוך הפגישה
• מענה על שאלות לגבי הפגישה, בזמן שהיא מתקיימת וגם אחריה
• סיכום שיחות בצ'אט ובערוצים: נקודות עיקריות, פריטי פעולה והחלטות
• הצגת ההודעות שעליהן התשובה מבוססת, כדי שאפשר יהיה לבדוק
• ייצוא תשובות ארוכות ל Word וטבלאות ל Excel
• עזרה בניסוח הודעות, כולל התאמת טון

הזמינות של היכולות תלויה ברישיון ובהגדרות של הארגון, ולכן ייתכן שלא כל מה שמופיע במדריך יופיע אצלך.

איך פותחים את Copilot ב Teams ומה צריך לדעת לפני שמתחילים

לפי Microsoft, הכפתור נמצא במקום שבו צריך אותו:

• בפגישה: כפתור Copilot בסרגל הפקדים של הפגישה. בגרסת שולחן עבודה אפשר גם לפתוח את Copilot בחלון נפרד
• אחרי הפגישה: Open Copilot בצ'אט של הפגישה, בפינה הימנית העליונה, או בלשונית Recap
• בצ'אט אישי או קבוצתי: Open Copilot בפינה הימנית העליונה של השיחה
• בערוץ: פותחים את התגובות של פוסט, ושם בוחרים Open Copilot

כמה דברים שכדאי לדעת לפני שמתחילים, גם אלה לפי Microsoft:

• כדי להפעיל Copilot אחרי שהפגישה הסתיימה, צריך שהתמלול היה פעיל במהלכה
• בהגדרת Copilot של הפגישה יש שלוש אפשרויות: במהלך הפגישה ואחריה, רק במהלך הפגישה, או כבוי
• היכולת לא פועלת בפגישות שמתקיימות בארגון אחר
• מארגן הפגישה יכול להגביל את הגישה לתמלול ול Copilot
• סיכום חכם של פגישות דורש רישיון Copilot או את התוסף Teams Premium

אם אתם לא רואים את הכפתור, הסיבה הנפוצה היא אחד מהתנאים האלה, או שהארגון לא הפעיל את היכולת.

Copilot בפגישות: סיכום, שאלות ומעקב

בזמן הפגישה אפשר לפתוח את Copilot ולשאול אותו על מה שנאמר עד עכשיו, בלי להפריע לאף אחד. לפי Microsoft, הוא יכול לסכם נקודות מרכזיות, לזהות מי אמר מה ולהציע פריטי פעולה.

דוגמאות להנחיות שעובדות טוב:

• "מה הנושאים העיקריים שנדונו עד עכשיו"
• "על מה יש חילוקי דעות בין המשתתפים"
• "אילו פריטי פעולה עלו בפגישה ומי אחראי על כל אחד"
• "מה הוחלט לגבי המועד"

מצטרפים באיחור: לפי Microsoft, מי שמצטרף יותר מחמש דקות אחרי תחילת הפגישה מקבל הודעה שמציעה להתעדכן, ובלחיצה על Open Copilot מופיע סיכום בצד החלון.

אחרי הפגישה: Copilot זמין בצ'אט של הפגישה ובלשונית Recap, בתנאי שהתמלול היה פעיל. אם יש תמלול, Copilot משתמש גם בנתוני הצ'אט של עד 24 שעות לפני הפגישה.

כמה מגבלות שכדאי לזכור, לפי Microsoft:

• בפגישות שאורכן מעל שעתיים עלולה להיות תגובה איטית יותר ודיוק נמוך יותר
• בפגישות חוזרות, היסטוריית השיחה מהמפגשים הקודמים עלולה להיעדר אם מפגש מאוחר יותר מתומלל
• אין אפשרות לייצא תשובה אם תווית הרגישות או ההגדרות של הארגון אוסרות ייצוא תוכן

Copilot בצ'אטים ובערוצים

בצ'אט או בערוץ, Copilot מסכם את מה שפספסתם, כולל נקודות עיקריות, פריטי פעולה והחלטות. זה שימוש שחוסך זמן במיוחד אחרי חופשה או כשמצטרפים לערוץ פעיל.

דוגמאות להנחיות, בהתאם לדוגמאות בתיעוד של Microsoft:

• "סכם את מה שפספסתי"
• "מה היו המסקנות העיקריות מהחודש האחרון"
• "מה אמר [שם החבר בצוות] בשיחה"
• "אילו קישורים שותפו בשיחה"

כמה מגבלות, גם אלה לפי Microsoft:

• ברירת המחדל היא היסטוריה של 30 ימים
• Copilot לא מסכם תמונות, רכיבי Loop וקבצים ששותפו בשיחה
• סיכום שרשור בערוץ דורש לפחות 1,000 תווים

כדאי להשתמש באפשרות של הצגת ההודעות שעליהן התשובה מבוססת. בסיכום של שיחה חשובה, כדאי לפתוח את ההודעה שעליה הוא נשען לפני שפועלים על פיו.

בנוסף לסיכום, Copilot יכול לעזור בניסוח הודעה ובהתאמת הטון שלה, וזה שימושי כשרוצים להישמע מקצועי בלי להיות חד.

עבודה בטוחה, בדיקת התוצאות ורישוי

סיכום של Copilot הוא נקודת התחלה, ולא פרוטוקול רשמי. Microsoft מציינת שתשובות עלולות להיות לא מדויקות, ושכדאי לאמת עובדות לפני שפועלים על פי התשובה.

שלושה הרגלים שאני ממליץ לאמץ:

• בדיקת החלטות ופריטי פעולה: כשיש בהם משמעות, מוודאים אותם מול התמלול או ההקלטה
• בדיקת עובדות: שמות, תאריכים וסכומים מוודאים מול המקור
• לחיצה על המקורות: בצ'אטים אפשר לראות על איזו הודעה התשובה מבוססת, וכדאי לפתוח אותה

פרטיות: לפי Microsoft, Copilot ב Teams לא משתף נתונים עם צדדים שלישיים ולא משתמש בנתוני המשתמש כדי לאמן את המודל. תמלול פגישה עדיין מעלה שאלות של פרטיות, ולכן כדאי להודיע למשתתפים כשמפעילים אותו ולפעול לפי מדיניות הארגון.

שפה: בדף השאלות הנפוצות של Microsoft מוזכרות השפות האלה: אנגלית, ספרדית, יפנית, צרפתית, גרמנית, פורטוגזית, איטלקית וסינית מפושטת, והתוצאות הטובות ביותר הן באנגלית. עברית לא מופיעה ברשימה הזו, ולכן כדאי לבדוק בעצמכם איך הוא מתנהג עם פגישות בעברית לפני שמסתמכים עליו.

רישוי: סיכום חכם של פגישות דורש רישיון Copilot או את התוסף Teams Premium. היקף היכולות הזמינות אצלכם תלוי במנוי ובהגדרות הארגון, ולכן כדאי לבדוק את הפרטים העדכניים בדף הרישוי של Microsoft לפני רכישה.

חמישה טיפים להנחיות טובות

חמישה הרגלים שמשפרים את התוצאה באופן מיידי:

1. ציין על מה שואלים: משתתף מסוים, נושא מסוים או טווח זמנים.
2. הגדר את הפורמט: רשימה קצרה, או טבלה של פריטי פעולה עם אחראי ומועד.
3. שאל שאלה אחת בכל פעם, ואז העמק בשאלת המשך.
4. בקש לראות מי אמר מה, כדי שאפשר יהיה לבדוק את התשובה מול המקור.
5. הפעל תמלול לפני הפגישה, כי בלעדיו אין מה לשאול אחריה.

שאלות נפוצות על Copilot ב Teams