איך משתמשים ב Copilot ב Outlook? המדריך המעשי לכתיבת מיילים ולניהול תיבת הדואר

מה זה Copilot ב Outlook

Copilot ב Outlook הוא עוזר בינה מלאכותית שמחובר לנתוני הדואר שלך. לפי התיעוד של Microsoft, היכולות העיקריות הן:

• סיכום של שרשורי מיילים עם הנקודות העיקריות
• יצירת טיוטה של מייל מלא מתוך הנחיה, עם התחשבות בהקשר השרשור
• משוב על הטון, הרגש והבהירות של מייל, עם הצעות לשיפור
• תעדוף הדואר הנכנס: סימון הודעות בעדיפות גבוהה, נורמלית או נמוכה, עם הסבר
• פעולות בתיבת הדואר, כמו הצמדה, דגל, ארכוב ומחיקה, על הודעה אחת או על כמה
• יצירה וניהול של כללים ב Outlook בשפה חופשית
• תיאום פגישה עם עד שני אנשים נוספים דרך הצ'אט
• הכנה לפגישה, עם סיכומים, פריטי פעולה וחומרי קריאה

זמינות היכולות משתנה לפי הפלטפורמה, המנוי וההגדרות של הארגון, ולכן ייתכן שלא כל הכפתורים שמופיעים במדריך יופיעו אצלך.

איך פותחים את Copilot ב Outlook ומה צריך לדעת לפני שמתחילים

הכפתור נמצא במקום שבו צריך אותו, לפי התיעוד של Microsoft:

• סיכום: כפתור בראש השרשור, במייל שנפתח
• טיוטה ומשוב על הניסוח: סמל Copilot ברשימה העליונה בזמן שכותבים מייל
• תיאום פגישה: כפתור "Schedule with Copilot" ברשימה העליונה
• צ'אט: סמל Copilot בראש הניווט, והוא דורש רישיון Copilot

כמה דברים שכדאי לדעת לפני שמתחילים, גם אלה לפי Microsoft:

• היכולות פועלות רק בתיבה הראשית שלך, ולא בארכיון, בתיבת קבוצה, בתיבה משותפת או בתיבת נציג
• התיבה צריכה להיות מאוחסנת ב Exchange Online
• היכולת לא זמינה למיילים מוצפנים בשיטת S/MIME או Double Key Encryption
• הצ'אט דורש חשבון עבודה או לימודים, וגרסה חדשה של Outlook ל Windows או Outlook באינטרנט

אם אתם לא רואים את הכפתור, הסיבה הנפוצה היא אחד מהתנאים האלה, או שהארגון לא הפעיל את היכולת.

כתיבת מייל ושכתוב של טיוטה

כשכותבים מייל חדש או תשובה, לוחצים על סמל Copilot ברשימה העליונה וכותבים הנחיה במילים שלנו. בתשובה לשרשור, לפי Microsoft, הטיוטה מתבססת גם על ההקשר של השרשור, ולכן ההנחיה יכולה להיות קצרה.

דוגמאות להנחיות שעובדות טוב:

• "כתוב מייל ללקוח שמאחר בתשלום, בטון מקצועי וידידותי, עד שלושה משפטים"
• "ענה לשרשור ואשר את המועד שהוצע, ובקש לקבל את הנתונים עד יום חמישי"
• "דחה בנימוס את ההצעה והצע מועד חלופי"

לאחר קבלת הטיוטה אפשר להתאים אותה. לפי Microsoft, ניתן להגדיר העדפות של טון ואורך לטיוטות, ואפשר לבקש שינויים כמו קיצור, הארכה או ניסוח רשמי יותר.

יש גם כלי שקל לפספס: משוב על הטון, הרגש והבהירות של המייל לפני השליחה. הוא שימושי במיוחד כשכותבים לאדם שלא מכירים, או כשהנושא רגיש ואין מקום להישמע חד מדי.

סיכום שרשורים ארוכים והכנת תשובה

זה השימוש שחוסך הכי הרבה זמן. כשנכנסים לשרשור של עשרים הודעות, אפשר ללחוץ על סיכום בראש השרשור ולקבל את הנקודות העיקריות, בלי לגלול בין ההודעות.

אחרי הסיכום כדאי להמשיך בשאלות הבאות:

• מה ההחלטות שנקבעו בשרשור ומה עדיין פתוח
• מי צריך לענות למי, ועד מתי
• כתוב תשובה שמסכמת את הנושאים הפתוחים ומציעה צעד הבא

כדאי לזכור שהסיכום הוא קיצור של השרשור, ולא משקף את הטון של ההודעות. בשרשור חשוב, למשל מול לקוח כעוס או מול הנהלה, כדאי לקרוא את ההודעות עצמן לפני שעונים. בנוסף, לפי Microsoft לא יופק סיכום לתוכן שעלול להיות פוגעני.

ניהול תיבת הדואר והיומן

מעבר לכתיבה וסיכום, Copilot יכול לעזור בסידור היום. לפי התיעוד של Microsoft, האפשרויות הרלוונטיות הן:

• תעדוף הדואר: Copilot מסמן הודעות בעדיפות גבוהה, נורמלית או נמוכה, ומסביר את הסיבה
• כללים בשפה חופשית: אפשר לתאר כלל במילים, במקום לבנות אותו בהגדרות
• פעולות ביחד: הצמדה, דגל, ארכוב או מחיקה של כמה הודעות בבקשה אחת
• תיאום פגישה: דרך הצ'אט אפשר לתאם פגישה עם עד שני אנשים נוספים
• הכנה לפגישה: סיכומים, פריטי פעולה וחומרי קריאה מתפריט הפגישה ביומן

במקום להתחיל מהכול, כדאי לבחור שימוש אחד ולהתרגל אליו בדרך העבודה שלך. שימוש כמו תעדוף הדואר עשוי להיות משמעותי בימים עמוסים, אבל צריך לבדוק את הסימונים לפני שסומכים עליהם, כי הודעה חשובה עלולה להיעלם תחת סימון נמוך. לפי Microsoft, התמיכה בשפות בתעדוף הדואר התחילה בשפות מובילות בלבד והורחבה בהדרגה, לכן כדאי לבדוק איך הוא מתנהג עם מיילים בעברית.

עבודה בטוחה, בדיקת התוצאות ורישוי

מייל שנשלח קשה להחזיר, ולכן הכלל החשוב ביותר הוא שהטיוטה של Copilot היא רק טיוטה. Microsoft מזהירה שהתוכן שהוא יוצר דורש בדיקה ועריכה ידניים, ולכן האחריות על המייל הסופי היא שלך.

שלושה הרגלים שאני ממליץ לאמץ:

• קריאה לפני שליחה: קוראים את המייל מהתחלה ועד הסוף, ולא רק את השורה הראשונה
• בדיקת עובדות: שמות, תאריכים, סכומים ומועדים מוודאים מול המקור
• בדיקת הנמענים: מוודאים שהמייל נשלח רק לאלה שצריך, ובמיוחד במיילים הנשלחים לרשימה גדולה

במיילים שכוללים מידע רגיש, כמו נתוני לקוחות או תכניות עסקיות, כדאי להתאים את השימוש למדיניות הארגון. לפי Microsoft, בחשבון עבודה חלה מדיניות הפרטיות הארגונית, ובחשבון אישי חלים כללים אחרים.

בחירת מודל: במנויים שבהם האפשרות זמינה, אפשר להשאיר ל Copilot לבחור מודל אוטומטית, או לבחור בין מודלים של OpenAI ושל Anthropic. הבחירה האוטומטית מספיקה לרוב הבקשות.

רישוי: חלק מהיכולות ב Copilot ב Outlook דורשות רישיון Microsoft 365 Copilot לעבודה, וחלקן זמינות גם במנויים אישיים מסוג Personal, Family או Premium. הצ'אט, למשל, דורש חשבון עבודה או לימודים. היקף היכולות הזמינות לכל מנוי שונה, ולכן כדאי לבדוק את הפרטים העדכניים בדף הרישוי של Microsoft לפני רכישה.

חמישה טיפים להנחיות טובות

חמישה הרגלים שמשפרים את התוצאה באופן מיידי:

1. ציין מי הנמען ומה הקשר ביניכם, למשל לקוח קבוע או לקוח חדש.
2. קבע את הטון: רשמי, ידידותי או חד ומהיר.
3. הגדר אורך: עד שלושה משפטים, פסקה אחת או שורה אחת.
4. ציין את הפעולה הרצויה: אישור, דחייה או בקשה למידע.
5. בקש שינויים קטנים במקום להתחיל מחדש: קצר עוד, שנה את הטון, הוסף מועד.

מי שמשתתף בהרבה פגישות מוזמן לקרוא את המדריך על Copilot ב Teams.

שאלות נפוצות על Copilot ב Outlook