איך משתמשים ב Copilot ב PowerPoint? המדריך המעשי ליצירת מצגות, עיצוב וסיכום

מה זה Copilot ב PowerPoint

Copilot ב PowerPoint הוא עוזר בינה מלאכותית שפועל בתוך המצגת. לפי התיעוד של Microsoft, הוא יכול לעזור ליצור תוכן, להפוך מסמך Word למצגת, לסכם מצגות, לענות על שאלות בנוגע לתוכן ולתת רעיונות לנושאים מסוימים.

היכולות העיקריות:

• יצירת מצגת מהנחיה בלבד, בלי קבצים
• יצירת מצגת מקובץ קיים, כמו מסמך Word
• עריכה ועיצוב של שקופיות קיימות
• סיכום של מצגת ארוכה בכמה שורות
• שאלות ותשובות על התוכן של המצגת
• שימוש בערכת מותג של הארגון, עם צבעים, גופנים ותבניות מאושרות

ב 22 באפריל 2026 הודיעה Microsoft שהיכולות הסוכניות ב Word, ב Excel וב PowerPoint זמינות באופן כללי. בפועל, Copilot כבר לא רק מציע טקסט, אלא יכול לבצע פעולות בתוך המצגת.

איך פותחים את Copilot ב PowerPoint

1. פותחים מצגת חדשה או קיימת ב PowerPoint.
2. לוחצים על כפתור Copilot ברשימה העליונה.
3. נפתחת חלונית צ'אט. כותבים בה הנחיה, בוחרים הצעה או שואלים שאלה על המצגת.

אם אתם לא רואים את הכפתור, ייתכן שהיכולת לא כלולה במנוי שלכם או שהארגון לא הפעיל אותה. עוד דברים שכדאי לדעת, לפי התיעוד של Microsoft:

• היכולת פועלת רק על קבצי PowerPoint בפורמט ppt או pptx
• נדרש חיבור לאינטרנט
• יש מגבלה על כמות המילים שאפשר לעבד בהנחיה אחת
• האיכות הגבוהה ביותר נצפית באנגלית, ובשפות אחרות היא משתפרת עם הזמן

הנקודה האחרונה חשובה לקוראים בעברית. אפשר לכתוב לו בעברית, אבל כדאי לבדוק את התוצאה בקפידה, ואם היא לא משביעה רצון, לנסות לנסח את הבקשה באנגלית.

יצירת מצגת מנושא או מקובץ קיים

שתי דרכים להתחיל מצגת חדשה: מהנחיה, או מקובץ שכבר קיים. ביצירה מהנחיה מתארים את הנושא, הקהל והמטרה, ואין צורך בקבצים. ביצירה מקובץ, כותבים את התו / בתיבת הכתיבה ובוחרים את הקובץ.

לפי התיעוד של Microsoft, במנוי Copilot Pro אפשר להשתמש בקובץ Word אחד בכל פעם. בחשבון עבודה נוספות גם תמיכה בקבצי PDF ובקבצים מוצפנים.

דוגמאות להנחיות יצירה שעובדות טוב:

• "בנה מצגת של עשר שקופיות על שילוב בינה מלאכותית בעסק קטן, לקהל של בעלי עסקים שלא מכירים את הנושא"
• "הפוך את מסמך ההצעה הזה למצגת של חמש שקופיות להנהלה"
• "בנה מצגת מסוף הרבעון, עם שקופית נתונים, שקופית הישגים ושקופית צעדים הבאים"

הנחיה טובה מציינת את הקהל, את המטרה ואת האורך הרצוי. מצגת למנהלים בנויה אחרת ממצגת ללקוחות, וכאשר Copilot יודע מי הקהל, הוא מחליט נכון יותר על המבנה ועל הטון.

עיצוב בסגנון הארגון: לפי התיעוד של Microsoft, אפשר להגדיר ערכת מותג שבה תבנית מאושרת, צבעים וגופנים. בחלונית השיחה לוחצים על כפתור הפלוס, בוחרים "Select brand" ובוחרים את הערכה, ואז השקופיות שנוצרות מתאימות למותג. ההגדרה של ערכת המותג נעשית באפליקציית Microsoft Copilot, ובדרך כלל היא מיועדת למי שאחראי על המותג בארגון.

עריכה ועיצוב של מצגת קיימת

האופן שבו אני ממליץ לעבוד: יוצרים טיוטה מהירה, ואחר כך משפרים שקופית אחר שקופית בבקשות קצרות. זה קל בהרבה יותר מלנסות לבקש מצגת מושלמת בהנחיה אחת.

דוגמאות לבקשות עריכה:

• קצר את הטקסט בשקופית שלוש לשלושה נקודות קצרות
• שנה את הניסוח של השקופית הזו לטון רשמי יותר
• הוסף שקופית סיכום בסוף המצגת
• הוסף הערות דובר לכל שקופית
• פרק את השקופית האחרונה לשתי שקופיות נפרדות

כדאי להצביע בבקשה על שקופית ספציפית, כדי שהשינוי ייעשה רק שם. כשמבקשים "שפר את המצגת", התוצאה יכולה להתפזר לכל השקופיות. כשמבקשים "שפר את שקופית הנתונים הרבעוניים", הבקשה מדויקת.

לעיצוב יש כלל אחד שאני חוזר עליו בהדרכות: עדיף שקופית של רעיון אחד על פני שקופית עמוסה. אם Copilot בנה שקופית עם יותר משלושה רעיונות, אפשר לבקש ממנו לפרק אותה לכמה שקופיות.

סיכום מצגת, שאלות על התוכן והכנה להצגה

השימוש הפחות ידוע הוא גם החסכוני ביותר. כשמקבלים מצגת ארוכה ממישהו, אפשר לבקש מ Copilot לסכם אותה ולענות על שאלות בנוגע לתוכן, בלי לעבור על כל שקופית.

דוגמאות לבקשות:

• סכם את המצגת בחמש שורות
• מה המסקנות העיקריות של המצגת ומה ההמלצה
• באיזו שקופית מוזכרים הסכומים של הרבעון השני
• אילו שאלות עלולים להישאל בעקבות המצגת הזו

השאלה האחרונה היא ההכנה להצגה: שאלות שהקהל עלול לשאול הן דרך מצוינת לבדוק אם המצגת ברורה. אם Copilot לא מצליח לענות על שאלה מתוך המצגת, זה בדרך כלל אות שהתשובה חסרה במצגת עצמה.

העבודה עם מסמכים ארוכים דורשת זהירות. לפי Microsoft, Copilot מוגבל בכמות המילים שהוא מעבד בהנחיה אחת, ולכן במסמכים ארוכים כדאי לבקש קודם סיכום או להעביר אותם לחלקים.

עבודה בטוחה, בדיקת התוצאות ורישוי

הכלל החשוב ביותר: מצגת שנבנתה בעזרת Copilot היא טיוטה. Microsoft עצמה מזהירה שהתוכן שהוא יוצר עשוי להיות לא מדויק או לא מתאים, ולכן האחריות על המצגת הסופית היא שלך.

שלושה הרגלים שאני ממליץ לאמץ:

• בדיקת עובדות: ספרות, תאריכים ושמות מוודאים מול המקור, לא מול המצגת
• קריאה בקול רם: עוברים על המצגת כאילו מציגים אותה, כדי לתפוס ניסוחים משונים
• התאמה לקהל: בודקים שהטון והרמה מתאימים למי שישב בחדר

במצגות שכוללות נתונים רגישים, כמו נתוני לקוחות או תכניות עסקיות, כדאי להתאים את השימוש למדיניות הארגון. לפי Microsoft, בחשבון עבודה חלה מדיניות הפרטיות הארגונית, ובחשבון אישי חלים כללים אחרים.

בחירת מודל: במנויים שבהם האפשרות זמינה, אפשר להשאיר ל Copilot לבחור מודל אוטומטית, או לבחור בין מודלים של OpenAI ושל Anthropic. הבחירה האוטומטית מספיקה לרוב הבקשות.

רישוי: השימוש ב Copilot ב PowerPoint דורש מנוי Microsoft 365 עם זכאות ל Copilot, או מנוי אישי מסוג Personal, Family או Premium. בחלק מהיכולות, למשל עיצוב עם Designer, נדרש גם רישוי נוסף, ולכן כדאי לבדוק את הפרטים העדכניים בדף הרישוי של Microsoft לפני רכישה.

חמישה טיפים להנחיות טובות

חמישה הרגלים שמשפרים את התוצאה באופן מיידי:

1. ציין את הקהל ואת המטרה של המצגת.
2. קבע מספר שקופיות ומבנה רצוי.
3. צרף את חומר המקור, כמו מסמך Word, במקום להדביק אותו להנחיה.
4. עבוד בשלבים: קודם מבנה, אחר כך תוכן, ורק בסוף עיצוב.
5. בקש מ Copilot להסביר מה שינה, כדי שתוכל לאמת את השינוי.

מי שמנהל את רוב היום בתיבת הדואר מוזמן לקרוא את המדריך על Copilot ב Outlook.

מי שמשתתף בהרבה פגישות מוזמן לקרוא את המדריך על Copilot ב Teams.

שאלות נפוצות על Copilot ב PowerPoint